E-Rechnung 2025: Was Kioske, Imbisse und Kleingewerbe jetzt wissen sollten

Die E-Rechnung kommt. Was bedeutet das für kleine Betriebe?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regelungen zur elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.

Viele Betreiber von Kiosken, Imbissen und anderen Kleingewerben fragen sich:

• Muss ich jetzt neue Software kaufen?
• Muss ich meine Rechnungen komplett umstellen?
• Was passiert mit PDF-Rechnungen?
• Betrifft mich das überhaupt?

Die gute Nachricht: Für viele kleine Betriebe besteht zunächst vor allem die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinn ist mehr als eine per E-Mail versendete PDF-Datei.

Eine PDF-Rechnung kann zwar elektronisch verschickt werden, enthält aber in der Regel nur Informationen, die von Menschen gelesen werden können.

Eine echte E-Rechnung enthält zusätzlich strukturierte Daten, die von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden können.

In Deutschland spielen insbesondere folgende Formate eine Rolle:

• XRechnung
• ZUGFeRD (ab bestimmten Profilen)

Diese Formate basieren auf dem europäischen Standard EN 16931.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass sofort eine komplexe Software eingeführt werden muss. Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen annehmen, speichern und bei Bedarf an ihren Steuerberater oder ihre Buchhaltung weitergeben können.

Muss ich selbst E-Rechnungen schreiben?

Hier kommt es auf die jeweilige Situation an.

Der Gesetzgeber hat Übergangsfristen vorgesehen.

Viele Unternehmen dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF ausstellen. Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen wird schrittweise eingeführt.

Kleinunternehmer können nach aktuellem Stand weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, müssen jedoch elektronische Rechnungen empfangen können.

Da sich steuerliche Vorgaben ändern können, empfiehlt sich bei konkreten Fragen die Abstimmung mit dem Steuerberater.

Was bedeutet das für Kioske und Imbisse?

Im Tagesgeschäft werden viele Betriebe die ersten Auswirkungen beim Wareneinkauf bemerken.

Lieferanten und Großhändler stellen zunehmend auf elektronische Rechnungen um.

Typische Beispiele:

• Getränkelieferanten
• Lebensmittelgroßhändler
• Verpackungs- und Verbrauchsmateriallieferanten

Wer elektronische Rechnungen sauber verwaltet, kann Verwaltungsaufwand reduzieren und Prozesse vereinfachen.

Was ist bei der Archivierung zu beachten?

Elektronische Rechnungen sind steuerlich relevante Dokumente.

Sie müssen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben vollständig, unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt werden.

Die Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den GoBD sowie den steuerlichen Aufbewahrungspflichten.

Wichtig ist, dass Rechnungen nicht nur ausgedruckt, sondern in ihrer ursprünglichen elektronischen Form archiviert werden.

Welche Chancen bietet die E-Rechnung?

Auch wenn die Einführung zunächst wie zusätzliche Bürokratie wirkt, bietet sie langfristig Vorteile:

• weniger manuelle Dateneingabe
• weniger Tippfehler
• schnellere Buchhaltung
• einfachere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• bessere Auswertungsmöglichkeiten

Insbesondere kleine Betriebe können dadurch Verwaltungsaufwand einsparen.

Welche Rolle kann eine Warenwirtschaft spielen?

Moderne Warenwirtschaftssysteme können elektronische Rechnungen künftig nutzen, um Prozesse zu automatisieren.

Beispiele:

• Übernahme von Lieferantendaten
• Abgleich mit Wareneingängen
• Aktualisierung von Einkaufspreisen
• Unterstützung bei Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Dadurch wird die Rechnung nicht nur zum Beleg, sondern zu einer wertvollen Informationsquelle für Einkauf und Bestandsführung.

Fazit

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung der Unternehmensverwaltung.

Für viele Kioske, Imbisse und Kleingewerbe besteht aktuell vor allem die Aufgabe darin, elektronische Rechnungen empfangen und ordnungsgemäß aufbewahren zu können.

Wer sich frühzeitig mit dem Thema beschäftigt, schafft eine gute Grundlage für zukünftige Anforderungen und kann gleichzeitig von effizienteren Verwaltungsprozessen profitieren.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Fragen zu Ihrer individuellen Situation sollten Sie sich an Ihren Steuerberater wenden.